LA HOJA DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

En la mayoría de empresas, se tiene que operar con una gran cantidad de números (Cálculos de mediciones, contabilidad, cuentas bancarias, etc.), por lo que se utiliza mucho la hoja de cálculo.

Una hoja de cálculo es un programa informático que sirve para organizar gran cantidad de datos y números en tablas y operar con ellos, tambien disponen de creación de gráficos, inserción de imágenes, etc.

Hoy en día, la hoja de cálculo más conocida es la de Microsoft Office - Excel.

En este tema estudiaremos la hoja de cálculo de la suite LibreOffice - Calc, que totalmente compatible con la de Microsoft y además gratuita.

2. INTRODUCCIÓN A LIBREOFFICE CALC

Para abrir al programa Calc tenemos que acceder al menú de Aplicaciones -> Oficina -> LibreOffice, hoja de cálculo.

Se abrirá la ventana de Calc, bastante parecida a la de Writer, cuyas partes principales se indican en el siguiente gráfico:

• El área de trabajo está formada por varios rectángulos o "celdas".
• En la barra de título tenemos el nombre del archivo que se encuentra abierto.
• La barra de menú recoge todos las opciones de Calc, que se estudiarán más adelante.
• La barra de herramientas es una colección de iconos de las opciones más utilizadas, es totalmente configurable según nuestras necesidades o gustos.
• La barra de fórmulas permite introducir contenido en cada celda (Números, palabras, fórmulas, etc).
• El cuadro de nombre es el área que hay a la derecha de la barra de fórmulas.
• Las barras de desplazamiento y navegación nos permite desplazarnos por el documento abierto.
• Las hojas nos indican varias áreas de trabajo pertenecientes a la hoja de cálculo actual; se puede cambiar de hoja pulsando sobre la pestaña correspondiente.

2.1. Selección de celdas

Todas las celdas que tienen la misma letra y se encuentran una encima de la otra, forman una "columna".

Todas las celdas que tienen el mismo número y se encuentran una al lado de la otra, forman una "fila".

Para identificar una celda se nombra su columna y a continuación su fila (Ejemplo: en la página anterior está seleccionada la celda A1).

Hay muchísimas celdas más de las que se ven en la pantalla inicial del área de trabajo.

Para seleccionar una celda solo hay que pulsarla con el ratón, entonces se remarcará con una línea gruesa para indicárnoslo a la vez que aparece su nombre en el cuadro de nombre.

También podemos seleccionar más de una celda a la vez arrastrando el ratón con el botón izquierdo pulsado. Al conjunto de celdas seleccionado se llama "rango", y se nombra por la celda superior izquierda y la celda inferior derecha separadas por dos puntos. (Por ejemplo: en la hoja de Calc inferior se encuentra seleccionado el rango de celdas B3:D5).

Si queremos seleccionar una columna entera, basta con pulsar en la letra correspondiente a esa columna.

Si queremos seleccionar una fila entera, basta con pulsar en el número correspondiente a esa fila.

Actividades (15)

Contesta las siguientes preguntas en un folio, copiando los enunciados completos.

1. ¿Qué es una hoja de cálculo?.
2. ¿Qué se puede hacer con una hoja de cálculo?.
3. Abre la hoja de cálculo OpenOffice Calc. Dibuja la ventana que aparece y señala sus partes principales.
4. Describe qué es una Celda, una Fila, una Columna y un Rango de celdas.
5. ¿Cómo podemos seleccionar toda la columna D?, ¿Y cómo podemos seleccionar toda la fila 5?.

2.2. Introducción de datos

En cada una de las celdas de una hoja de cálculo pueden introducirse distintos tipos de datos llamados formatos:

• Números
• Porcentajes
• Monedas
• Fecha
• Tiempo
• Científico
• Fracción
• Valor booleano
• Texto

Para introducir un dato en una celda, primero hay que seleccionarla y posteriormente empezar a escribir el dato dentro de la misma.

Si queremos cambiar un dato introducido en una celda hay que seleccionarla y cambiar su valor en la barra de fórmulas o bien pulsar dos veces con el ratón en una celda, con lo que podremos cambiarla en la misma celda (También se consigue este último efecto seleccionando una celda y pulsando la tecla F2).

Una vez que hemos introducido un dato en una celda, hay que pulsar la tecla Enter o pulsar con el ratón sobre otra celda distinta.

2.2.1. Copiar, cortar y pegar

Al igual que en el procesador de textos Writer, se puede copiar el contenido de una celda de varias formas:

• Pulsando sobre ella con el botón izquierdo del ratón y seleccionando la orden Copiar.
• Seleccionado la celda correpondiente y pulsando las teclas Control+C
• Seleccionando Editar -> Copiar de la barra de menú.
• Pulsando sobre el icono Copiar de la barra de herramientas.

Para cortar el contenido de una celda también existen varios métodos:

• Pulsando sobre ella con el botón izquierdo del ratón y seleccionando la orden Cortar.
• Seleccionado la celda correspondiente y pulsando las teclas Control+X
• Seleccionando Editar -> Cortar de la barra de menú.
• Pulsando sobre el icono Cortar de la barra de herramientas.

Y para pegar el contenido copiado o cortado de otra celda, tenemos los siguientes métodos:

• Pulsando sobre ella con el botón izquierdo del ratón y seleccionando la orden Pegar. (También nos sale la orden Pegado especial..., que veremos más adelante).
• Seleccionado la celda correspondiente y pulsando las teclas Control+V
• Seleccionando Editar -> Pegar de la barra de menú.
• Pulsando sobre el icono Pegar de la barra de herramientas.

Para eliminar el contenido de una celda podemos hacerlo:

• Pulsando sobre ella con el botón izquierdo del ratón y seleccionando la orden Eliminar contenidos ...
• Seleccionado la celda correspondiente y pulsando la tecla Supr

 

2.2.2. Formato de celda

Ya hemos visto anteriormente los formatos que pueden aplicarse a los datos introducidos en una celda.

Al introducir un dato en una celda, LibreOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.

Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribimos en una celda 24-6-01 y pulsamos la tecla Enter para fijar ese valor, LibreOffice Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01.

Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, LibreOffice Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el E+9 equivale a 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aun de este modo, el numero no cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos: ###########

Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos.Para esto, en primer lugar

seleccionamos la celda o celdas en cuestión y elegimos Formato -> Celdas. Con esto, LibreOffice Calc mostrará el cuadro de diálogo Atributos de celda.

Desde la sección Números de este cuadro, puede asignar formatos numéricos tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Porcentaje, etc).

Además de las opciones del tipo de dato, el cuadro de diálogo Atributos de celda permite realizar modificaciones al formato de la hoja de cálculo, a través de las siguientes secciones:

• En Fuente, puede seleccionar el tipo de letra, tamaño, estilo, efectos y color del texto o números que ha insertado en las celdas seleccionadas.
• En Efectos de fuentes, puede escoger diferentes opciones para enriquecer el formato de la celda o celdas seleccionadas.
• Desde Alineación, puede modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados.
• En Borde puede escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas, su grosor, estilo, posición, etc.
• En Fondo, puede escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas.

Algunas de las opciones disponibles en el cuadro de diálogo de Atributos de Celda, las puede encontrar disponibles en los botones de la barra de herramientas Formato.

2.2.3. Formateo automático

Al igual que en Writer, en Calc se dispone de la opción de Formato -> Formateo automático... para dar un aspecto prediseñado a nuestra tabla.

Actividades (16)

Abre la hoja de cálculo OpenOffice Calc e intenta hacer la siguiente tabla lo más parecida posible modificando las celdas con el menú Formato -> Celda